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ePortal des EFD erfolgreich im Einsatz
03.11.2020 15:49
von Sebastian Wolfsteiner - Business Development Manager
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ePortal des EFD erfolgreich im Einsatz

Um eine einheitliche Lösung für den Zugriff auf seine Fachapplikationen anbieten zu können, startete das Eidgenössische Finanz Departement (EFD) 2018 das Projekt «e-Portal». Mit diesem wurden die Anforderungen an Service-Zugriffe der Grossprojekte des EFD wie zum Beispiel DaziT, Fiscal-IT oder SUPERB umgesetzt. Da die Dienstleistung des ePortals allen Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung offensteht, sollten sich die Interaktionen auch über das EFD hinaus vereinheitlichen. Ein spezielles Augenmerk wurde auf die Usability (Benutzerfreundlichkeit) und die Accessibility (Barrierefreiheit) gelegt, um den Nutzungsgrad des digitalen Angebots zu erhöhen. Wir waren massgeblich in den Bereichen Projektleitung, Business-Analyse, User-Experience und Testing beteiligt.

Bereits in der frühen Projektphase konnte das Projekt auf die tatkräftige Unterstützung, insbesondere in den Bereichen Business-Analyse und Testing, auf uns zählen. Im Auftrag des Generalsekretariats (GS-EFD) analysierten und koordinierten unsere Business-Analysten die Anforderungen der verschiedenen Ämter. In enger Zusammenarbeit mit der Digitalisierungs-Plattform (DIP) konnte das ePortal realisiert werden. Dieses wurde den Anforderungen der unterschiedlichen Anwendungen und Ämtern gerecht. Beim Testing und der Qualitätssicherung begleiteten wir das GS-EFD ebenfalls eng und unterstützten die DIP bei der frühzeitigen Erkennung von Fehlern. Die ambitionierten Ziele konnten auch diesbezüglich erreicht werden. Unruhige Projektphasen wurden dank vorbildlicher Projektleitung gemeistert. Einige strukturelle Anpassungen halfen, Entscheidungswege zielgerichtet und effizient zu gehen. Dies war besonders wichtig, um das Erreichen der Projektziele sicherstellen zu können. Um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu optimieren, wurde ein User-Experience Architekt von uns beigezogen. Mit einem User-Centered-Design (UCD) Ansatz gelang es, die am meisten benutzten Use-Cases des ePortals auf ihre Benutzerfreundlichkeit zu überprüfen und zu verbessern.

 

Ambitionierte Ziele

Das ePortal stellt Online-Dienstleistungen der Ämter des Bundes zentralisiert juristischen und natürlichen Personen zur Verfügung. Ein einheitliches Identitätsmanagement stellt den Single-Sign-On für diese Benutzer sicher, die sich nur einmal registrieren und anmelden müssen. In diesem Kontext ist auch die Barrierefreiheit gewährleistet. Durch den Einsatz von Microservices sind einerseits Synergien bei der Portal-Integration von Anwendungen entstanden und andererseits auch sichere Kanäle zwischen Anwendungen und Benutzern gebaut worden. Zudem ergeben sich durch die Synergieeffekte beträchtliche Einsparungen für die Verwaltung.

 

Agiles Projektmanagement

In der Konzept- und Realisierungsphase kamen agile Projektmethoden zum Einsatz. Dies erlaubte es dem ePortal-Team, Anforderungen in Etappen umzusetzen. Die Zusammenarbeit mit der DIP, welche das ePortal implementierte, konnte dank agilem Ansatz optimal auf die Bedürfnisse der Stakeholder abgestimmt werden. So konnten zum Beispiel Anforderungen der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) bereits frühzeitig berücksichtigt werden.

 

Fokus auf Benutzerfreundlichkeit (UX)

Spezielle Aufmerksamkeit erhielt die Benutzerfreundlichkeit. Um ein optimales Benutzererlebnis zu erreichen, wurden von uns zuerst in einem UX-Review die bestehenden Funktionalitäten analysiert und Verbesserungen aufgezeigt. Die Umsetzung der Verbesserungen wurde dann in die verschiedenen Sprints eingeplant und fortlaufend umgesetzt. Anhand von User-Testings wurde die Benutzerverwaltung des ePortals analysiert. Hierbei wurde ein Prototyp der zu prüfenden Funktionalitäten erstellt und mit Benutzern getestet. Als Kandidaten dienten Benutzer von KMUs sowie der Steuerverwaltung. Die direkten User-Feedbacks zeigten frühzeitig Verbesserungsmöglichkeiten in verschiedenen
Bereichen auf. Ebenfalls konnte bei der Zusammenarbeit zwischen den UX-Architekten und Frontend-Engineers ein komponentenbasiertes Design-System aufgebaut werden. Dies unterstützt nicht nur das einheitliche und voraussagbare Verhalten des User-Interfaces, sondern auch die Accessibility.

 

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